Omzendbrief BaO/2006/04 van 09/10/2006

Controle van de leerlingen in het gewoon basisonderwijs

referentie :	BaO/2006/04
publicatiedatum :	09/10/2006
wettelijke basis :	Het decreet basisonderwijs van 25 februari 1997: artikel 20
contact :	Uw verificateur
contactpersoon :	Maureen Mestdag, 02 553 99 06

- Het is zeer belangrijk om de bepalingen in de omzendbrief (BaO/2006/01) 'Het gelijke onderwijskansenbeleid voor het basisonderwijs' te raadplegen voor het juiste gebruik van het inschrijvingsregister. Tevens kunt u op de website in verband met gelijke onderwijskansen nuttige informatie terugvinden http://www.ond.vlaanderen.be/gok/.

- Elke school (= één instellingsnummer) moet minstens één inschrijvingsregister aanleggen per schooljaar en per vestigingsplaats. Dit laat de school toe om zelf voldoende overzicht te houden over de situatie van de inschrijvingen op elk moment. Daarenboven kan dit register gebruikt worden als bewijs van het voeren van een correct en transparant inschrijvingsbeleid, o.a. ingeval van een eventuele klacht ingediend bij de Commissie inzake leerlingenrechten. Een model van dit inschrijvingsregister kan u terugvinden bij de omzendbrief BaO/2006/01.

- Het inschrijvingsregister wordt gehanteerd gedurende het volledige schooljaar. Dit betekent dat alle leerlingen die zich aandienen met de vraag tot inschrijving gedurende de volledige inschrijvingsperiode worden genoteerd: hetzij als gerealiseerde inschrijving, hetzij als geweigerde inschrijving. (...)Ingeval van vrijgekomen plaatsen kan een school eerder geweigerde leerlingen alsnog toelaten. Bij het contacteren van deze leerlingen moet de school de chronologische volgorde van het inschrijvingsregister respecteren. Om de planlast te verminderen van scholen die heel wat kinderen dienen te weigeren(...), dient het schoolbestuur echter geen rekening meer te houden met deze chronologie na de 10de schooldag.

- De leerling moet aan de toelatingsvoorwaarden voldoen voor het onderwijsniveau en de leerlingengroep waarin hij/zij zich wil inschrijven. Dit betekent ondermeer dat een leerling in de lagere school niet enkel moet voldoen aan de leeftijdsvoorwaarde maar ook aan de voorwaarde inzake voldoende aanwezigheid in het Nederlandstalig kleuteronderwijs of het slagen in een taalproef. Informatie i.v.m. deze voorwaarden kan u terugvinden in de omzendbrief BaO/2001/10 'Toelatingsvoorwaarden leerlingen in het gewoon basisonderwijs'(...).

- In elke school (= één instellingsnummer) wordt één manueel stamboek bijgehouden of een elektronische databank met bijhorend stamboek.

- Regelmatig ingeschreven kleuters mogen ten vroegste worden opgenomen in het stamboekregister wanneer zij 2,5 jaar oud zijn.

- Voor leerlingen of kleuters die regelmatig de lessen moeten (leerplichtig) of kunnen (niet leerplichtig) volgen vanaf de eerste schooldag van het schooljaar, wordt steeds 1 september ingevuld als datum van inschrijving (ook al is 1 september niet de eerste schooldag). Uitzonderingen hierop zijn de instappende kleuters die pas worden ingeschreven op de eerste instapdag van het schooljaar.

- Scholen die fusioneren of programmeren en een nieuw instellingsnummer krijgen, starten met een nieuwe leerlingendatabank (...)en een nieuw (...)stamboek.

Blijft een van de bestaande nummers behouden, dan wordt de databank (...)en het (...)stamboek van de school die het schoolnummer behoudt, geactualiseerd op de eerste schooldag van het nieuwe schooljaar. De leerlingen die daar voor het eerst worden ingeschreven en de overgenomen leerlingen krijgen een nieuw stamnummer.

Wanneer er structuurwijzigingen zijn zonder dat het instellingsnummer wijzigt, blijft de leerlingendatabank (...)en het (...)stamboekregister behouden en wordt het aangevuld.

- In elke school (= één instellingsnummer) is er één stamboekregister van de leerlingen volgens het model dat in bijlage gaat (Bijlage 1). Dit nieuwe model is van toepassing voor de (...)inschrijvingen vanaf 1-09-2007.

- In het stamboek worden alle leerlingen opgenomen sinds 1-9-97. Alle kleuters en leerlingen worden in het register éénmaal ingeschreven volgens datum van inschrijving.

- Op de eerste schooldag van oktober, op elke teldag en bij elke herberekening kleuteronderwijs, wordt het totale aantal leerlingen samengeteld met minstens alle gegevens van de overzichtslijst zoals het model in bijlage (Bijlage 2).

- Alle kleuters en leerlingen krijgen in de leerlingendatabank slechts één stamnummer, leerlingen die herinschrijven krijgen hun oude stamnummer.

- Op elk moment moet van elke school een volledig en correct stamboek kunnen worden geprint volgens model in bijlage (Bijlage 1).

- In het stamboek worden enkel de volgende leerlingen vermeld: alle ingeschreven leerlingen toestand 1 februari vorig schooljaar, aangevuld met alle in- en uitschrijvingen vanaf die datum tot aan de printdatum.

- Op elke eerste schooldag van oktober, op elke teldag en bij elke herberekening kleuteronderwijs, wordt het totale aantal leerlingen samengeteld in een overzichtslijst per leerlingengroep. Deze overzichtslijst moet minstens alle gegevens bevatten van het model in bijlage (Bijlage 2). (...)Dit overzicht moet op vraag van de verificateur kunnen afgedrukt worden.

- Stamnummer van de leerling: een numeriek veld van 7 cijfers waarvan de eerste twee het schooljaar van de inschrijving weergeven en de volgende vijf het volgnummer van de inschrijving. Het stamnummer blijft behouden als de leerling of kleuter na uitschrijving opnieuw in de school wordt ingeschreven. De nieuwe inschrijvingsdatum wordt vermeld en de schooljaren verder aangevuld. Dit stamnummer is uniek en mag geen twee keer worden gebruikt voor verschillende leerlingen.

- Financierbaarheidscode: vermelding bijde leerlingen waar voor omkadering de financierbaarheidscoëfficiënt 1,5 wordt toegepast (1,5)

- Datum van inschrijving en datum van uitschrijving: de juiste datum (formaat = DD.MM.JJ, vb: 23-09-98).

- Schooljaar: in de overeenstemmende kolom 'schooljaar' wordt de afkorting vermeld van de leerlingengroep (bv Kleuter: K1a, K2b, K3 ; Lager: L1a, L1b, L2,...)

- Wijzigingen binnen dezelfde school: bij wijzigingen in de loop van het schooljaar (bv van L3 naar L2, of van vpl1 naar vpl2) wordt de juiste ingangsdatum van de wijziging genoteerd in de kolom 'datum inschrijving'. De nieuwe leerlingengroep wordt vermeld in de kolom 'schooljaar' en het nummer van de nieuwe vestigingsplaats in de kolom Vpl. Deze wijzigingen worden vermeld op een nieuwe lijn. De vorige toestand blijft vermeld in het stamboek. Er wordt geen datum van uitschrijving vermeld.

- Reden/schoolverandering: deze rubriek moet worden ingevuld wanneer er een schoolverandering is naar of van een andere basisschool, met vermelding van het schoolnummer van de oorspronkelijke of nieuwe school indien het om een Vlaamse basisschool gaat. Voor andere uitschrijvingen kan hier eventueel de reden worden vermeld.

- De afwezigheidsregistratie gebeurt via een geschreven register of met een geïnformatiseerd systeem.

- De aanwezigheidsregisters worden bij de aanvang van het schooljaar opgemaakt per klas- of leerlingengroep. Indien geschreven moeten alle gegevens duidelijk leesbaar zijn.

- Het manuele register vormt één geheel met vastgehechte bladen en moet minstens alle gegevens bevatten zoals het model in bijlage (Bijlage 3). De opmaak van het geïnformatiseerd register is dezelfde als van het geschreven register en het bevat minstens alle gegevens van het model in bijlage (Bijlage 3).

- Kleuters jonger dan 3 jaar worden vermeld in het aanwezigheidsregister vanaf de (...) instapdatum (...)waarvoor ze ingeschreven zijn, ook indien zij nog niet naar school komen.

- De aanwezigheidsregisters worden op een onuitwisbare wijze ingevuld elke halve schooldag, onmiddellijk na de aanvang van het eerste lesuur. Dit ongeacht de aard en de plaats van de activiteit (vb lichamelijke opvoeding). Bij een geïnformatiseerde afwezigheidsregistratie moeten afwezigheden zo snel mogelijk na aanvang van het eerste lesuur worden ingevuld. Iedere registratie van afwezigheden moet bovendien worden beveiligd zodat deze enkel nog kan vervangen worden door één van de voorziene afwezigheidcodes.

- De elektronische registers (...)moeten op scherm raadpleegbaar zijn en op vraag van de verificateur afgedrukt worden.

- In een manueel register parafeert de titularis of het personeelslid dat door de directie belast is met het invullen van het aanwezigheidsregister, telkens onmiddellijk onder de laatst ingeschreven leerling of kleuter.

- Per halve lesdag wordt het totale aantal aanwezigen onderaan in het register genoteerd. (...)

- Alle leerlingen of kleuters worden bij de aanvang van het schooljaar in alfabetische volgorde ingeschreven. Deze volgorde wordt achteraf niet gewijzigd.

- Leerlingen of kleuters die achteraf bijkomen, worden chronologisch toegevoegd. De reden wordt vermeld bij de 'opmerkingen' (bv komt van L2b, komt van school..., eerste inschrijving,...)

- Indien verschillende administratieve groepen/pedagogische eenheden als één leerlingengroep in eenzelfde aanwezigheidsregister opgenomen worden, moet er een duidelijk onderscheid gemaakt worden tussen de administratieve groepen/pedagogische eenheden.

Er zijn verschillende mogelijkheden. De verschillende pedagogische eenheden/administratieve groepen kunnen afzonderlijk alfabetisch geordend worden en onmiddellijk onder elkaar genoteerd worden, zonder een regel tussen te laten (bv. eerst alle leerlingen van L1, vervolgens alle leerlingen van L2, telkens alfabetisch).

Ook kunnen alle leerlingen van een bepaalde leerlingengroep in één geheel (gemengd) alfabetisch geordend worden. Het onderscheid tussen de verschillende pedagogische eenheden/administratieve groepen moet duidelijk zijn: de pedagogische eenheid/administratieve groep waar de leerling deel van uitmaakt kan vermeld worden naast de naam van de leerling.

Er kunnen vanzelfsprekend ook aparte aanwezigheidsregisters gehanteerd worden (op papier en elektronisch), volgens de klassieke werkwijze.

- Bij verandering van klas of verlaten van de school wordt naast de naam van de leerling een doorlopende lijn getrokken tot het einde van het schooljaar met vermelding van de reden bij de rubriek 'opmerkingen'. Wanneer een uitgeschreven leerling in de loop van het schooljaar opnieuw inschrijft, wordt deze leerling onderaan toegevoegd.

- Doorstreep op gewone klasvrije dagen de kolommen met een verticale lijn. Vermeld voor facultatieve verlofdagen en pedagogische studiedagen de reden in de overeenstemmende kolom. Extra-muros-activiteiten worden als gewone aanwezigheid genoteerd. Bij de elektronische afwezigheidsregistratie mag de reden van de klasvrije dag worden vermeld op een apart overzicht per schooljaar.

- Code voor keuze levensbeschouwelijk vak van toepassing in alle scholen waar de keuzemogelijkheid bestaat (kolom Godsdienst/Zedenleer/Andere):

- Geboortedatum, adres van de leerling worden volledig vermeld in het aanwezigheidsregister, hetzij op een afzonderlijke klas- of leerlingenlijst per aanwezigheidsregister.

- Voor het kleuteronderwijs: de aanwezigen worden uitsluitend aangeduid met een verticaal streepje. De afwezigen worden voorlopig en onuitwisbaar aangeduid met een horizontaal streepje (geen puntje) en achteraf aangevuld met een passend teken van zodra de juiste reden van de afwezigheid gekend is. Deze tekens zijn:

- Voor het lager onderwijs of leerplichtige leerlingen in het kleuteronderwijs: enkel afwezigheden dienen te worden aangeduid in het register. Er moeten geen verticale streepjes meer geplaatst worden ter aanduiding van aanwezigheden. De afwezigen worden voorlopig en onuitwisbaar aangeduid met een horizontaal streepje (geen puntje) en achteraf aangevuld met een passend teken van zodra de juiste reden van de afwezigheid gekend is. Leerlingen die laattijdig aankomen op school worden genoteerd met de letter L.

Alle andere afwezigheidscodes en de toepassing ervan kan u terugvinden in de de omzendbrief (BaO/2002/11) 'Afwezigheden in het basisonderwijs'.

Op de website in verband met afwezigheden in het basisonderwijs kan u andere bijkomende informatie terugvinden.

- Bij schoolverandering in de loop van een schooljaar moet de uitschrijvende school binnen een week de gegevens over de problematische afwezigheden, meer bepaald het aantal halve dagen met code B, van de leerling aan de inschrijvende school bezorgen. Dit biedt de nieuwe school enerzijds het zicht op het feit of de betrokken leerlingen een historiek van problematische afwezigheden heeft; anderzijds dient in de toekomst, in functie van het dossier schooltoelagen, het totaal aantal problematische afwezigheden per volledig schooljaar gekend te zijn.

- Afwezigheden omwille van revalidatie tijdens de lesuren(...) worden als volgt geregistreerd: in het aanwezigheidsregister bij de kolom “opmerkingen” schrijft u in september of vanaf het moment dat de revalidatie begint te lopen, dat de leerling revalidatie tijdens de lesuren volgt. Afwezigheden vanaf het eerste uur van de voormiddag of namiddag noteert u met een H. Voor revalidatie die het laatste deel van een halve dag doorgaat is er geen code voorzien, omdat de leerling al als aanwezig staat genoteerd. In bijlage bij het register voegt u in alle gevallen een week- of maandplanning toe.

Meer informatie over revalidatie kan u terugvinden in de omzendbrief(BaO/2002/11) 'Afwezigheden in het basisonderwijs' (punt 3.6).

- De afwezigheidscodes worden per soort genummerd per leerling (bv S1, S2, ...). Indien de registratie elektronisch gebeurt, kan in plaats van met een nummering, gewerkt worden met maandoverzichten van het aantal afwezigheidscodes per leerling.

- De afwezigheden van niet-leerplichtige leerlingen hoeven niet gewettigd te worden met attesten of met verklaringen van de ouders. Het is wel wenselijk dat de ouders de school informeren over afwezigheden van deze leerlingen.

- Alle verantwoordingsdocumenten behalve het begeleidingsdossier worden per klas en per leerling chronologisch geklasseerd. Het begeleidingsdossier omvat de schriftelijke neerslag van de begeleidingsinspanningen van de school voor een leerling die meer dan 10 halve schooldagen problematisch afwezig was. Alle wettigingen, alsook het begeleidingsdossier moeten op de school ter inzage zijn voor de verificateurs. Zij zijn het immers die de wettigingen moeten controleren en bekijken welke als problematisch geregistreerde afwezigheden al dan niet aanleiding kunnen geven tot de niet-financierbaarheid of niet-subsidieerbaarheid van de leerling.

- Zowel bij de inschrijving van een leerling lager onderwijs als bij de inschrijving van een kleuter wordt een officieel bewijsstuk voorgelegd waaruit de juiste schrijfwijze van de naam en ook de geboortedatum blijkt. Omdat voor de controle op de leerplicht ook het rijksregisternummer (...)noodzakelijk is, wordt bij voorkeur de SIS-kaart gevraagd. Het is niet de bedoeling dat scholen aan de ouders vragen om een (eensluidende) kopie van het geboortebewijs voor te leggen.

- Vanaf schooljaar 2007-2008 wordt er naast het rijksregisternummer soms ook gebruik gemaakt van het BIS-nummer. Dit nummer wordt beheerd door de Kruispuntbank voor sociale zekerheid en kan worden toegekend aan personen die niet beschikken over een rijksregisternummer, bijvoorbeeld leerlingen die niet gedomicilieerd zijn in België. Het is, net als het rijksregisternummer, een uniek nummer voor de betrokken persoon en het wordt ook vermeld op de SIS-kaart. Een BIS-nummer is te onderscheiden van een Rijksregisternummer doordat de geboortemaand is vermeerderd met 20 of 40.

- Van het bewijsstuk wordt een fotokopie genomen. Indien gebruik wordt gemaakt van een door het gemeentebestuur afgeleverde lijst met de geboorten, is het vermelden van het stamnummer naast de naam voldoende.

- Het ontbreken van een bewijsstuk, ook bij een vermoeden van illegaal verblijf, mag echter geen reden zijn om een inschrijving te weigeren. Het is ook geen reden waarom de inschrijving niet rechtsgeldig zou zijn. Wel dient de schooldirectie maximale inspanningen te leveren om fictieve inschrijvingen te vermijden. Zie ook de omzendbrief (GD/2003/03) 'Het recht op onderwijs voor leerlingen zonder wettig verblijfsstatuut'.

* de leerling te laten overstappen naar het lager onderwijs na de zomervakantie van het jaar waarin het kind vijf jaar wordt

* de leerling het eerste jaar van de leerplicht te laten doorbrengen in het kleuteronderwijs.

- Ouders nemen deze beslissingen na kennisname van en toelichting bij de omstandig gemotiveerde adviezen van de klassenraad en van het CLB. Voor leerplichtige leerlingen die nog geen kleuteronderwijs volgden en het eerste jaar van de leerplicht doorbrengen in het kleuteronderwijs, is enkel het advies van het CLB vereist.

- Ook bij ongunstig advies van CLB en/of klassenraad kunnen de ouders bij hun oorspronkelijke beslissing blijven, behalve voor het volgen van een achtste jaar lager onderwijs waar een gunstig advies van de klassenraad vereist is.

- In het leerlingendossier bewaart de school de adviezen van de klassenraad en het CLB; ze zijn van bij de aanvang van het schooljaar ter beschikking. Een schriftelijke bevestiging van de ouders dat ze toelichting hebben gekregen bij deze adviezen mag, maar hoeft niet.

- Van de beslissing van de ouders hoeft er geen schriftelijke neerslag te zijn, de inschrijving op zich is de beslissing van de ouders.

- Bij de inschrijving van hun leerplichtig kind in het officieel lager onderwijs bepalen de ouders, bij ondertekende verklaring, of hun kind een cursus in één der erkende godsdiensten of een cursus niet-confessionele zedenleer volgt. Ouders die op basis van hun religieuze of morele overtuiging bezwaren hebben tegen het volgen van één van de cursussen godsdienst of niet-confessionele zedenleer kunnen op aanvraag een vrijstelling bekomen(omzendbrief (GD/2002/05) 'Onderwijsinspectie over de erkende godsdiensten en de niet-confessionele zedenleer'). Deze keuze kunnen zij bij het begin van elk schooljaar wijzigen.

- De keuzeformulieren levensbeschouwelijke vakken worden volgens stamnummer geklasseerd of alfabetisch per leerlingengroep.

- Verklaringen en attesten voor onthaalonderwijs 'anderstalige nieuwkomers': bij het inschrijven van leerlingen die aan de voorwaarden voldoen, worden de nodige documenten verzameld(zie omzendbrief (BaO/2006/03) 'Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers').

- Op leerlingen in het gewoon basisonderwijs waarvoor bewijs wordt geleverd dat zij voldoen aan onderstaande voorwaarden, wordt voor de bepaling van de personeelsformatie de coëfficiënt 1,5 toegepast (zie decreet basisonderwijs (25-02-1997) a r tikel 140). De bewijsstukken zijn van bij de inschrijving ter beschikking in de school. Het gaat om kinderen

* die verblijven in tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

* die geplaatst werden door de jeugdrechter of door de comités voor bijzondere jeugdzorg.

* waarvan de ouders behoren tot de trekkende bevolking en die niet behoren tot één van de drie hierboven vermelde categorieën.

- Eén van de volgende documenten moet in het bezit zijn van de school om een leerling te kunnen laten meetellen aan coëfficiënt 1,5:

4.5.2.1- Die verblijven in een erkend Centrum voor Kindzorg en Gezinsondersteuning:

4.5.2.2- Die verblijven in tehuizen voor kinderen van wie de ouders geen vaste verblijfplaats hebben:

4.5.2.3- Geplaatst door de jeugdrechter of door een Comité voor Bijzondere Jeugdzorg:

* Een verklaring van de betrokken instelling waaruit blijkt dat het om een plaatsing gaat in het kader van de bijzondere jeugdzorg en/of de jeugdbescherming door de jeugdrechter of het comité voor bijzondere jeugdzorg. Het is niet noodzakelijk dat gespecificeerd wordt om welk van beide instanties het gaat.

Opgelet: uit de documenten mag niet blijken dat de periode van de plaatsing al verstreken is op de teldag.

* attest van gezinssamenstelling waaruit blijkt dat beide ouders binnenschipper zijn.

* kopie van het aanvraagformulier tot vermindering van het kostgeld voor kinderen wier ouders geen vaste verblijfplaats hebben.

4.5.2.6- Trekkende bevolking Rom-zigeuners, Manoesj-zigeuners, Voyageursen andere personen met een nomadische cultuur:

* verklaring burgemeester dat het bedoelde adres een terrein is dat specifiek bedoeld is voor trekkende bevolking (Rom, Manoesj, Voyageurs en andere personen met een nomadische cultuur)

* de 'fiche voor leerlingen in het basisonderwijs die behoren tot de trekkende bevolking' ingevuld en ondertekend door een vzw die door de Vlaamse Gemeenschap erkend is of door een specifieke dienst/cel binnen een stad of gemeente. (zie bijlage 4)

* document opgesteld door een officiële instantie van het land van herkomst waaruit onomstotelijk blijkt dat voornoemde persoon behoort tot de groep van de trekkende bevolking. Bij documenten opgesteld in een andere taal dan het Nederlands, Frans, Engels of Duits kan een Nederlandse vertaling gevraagd worden, opgesteld door een Belgisch beëdigde vertaler.

* verklaring van een asielcentrum dat voornoemde personen bekend stonden als Roma-zigeuner.

4.6. Opvraging van de leerlingenkenmerken in het kader van financiering en subsidiëring

- Vanaf schooljaar 2008-2009 wordt voor de berekening van de werkingsmiddelen in het gewoon basisonderwijs rekening gehouden met de leerlingenkenmerken. Deze kenmerken zijn

- De kenmerken in verband met de schooltoelage en de buurt waar de leerling woont, worden gehaald uit administratieve databanken.

- De kenmerken "Thuisloos" en "Trekkende bevolking" worden aangetoond door middel van een attest.

- De leerlingenkenmerken "Taal" (moeder, vader, broers/zussen, vrienden) en "Opleidingsniveau van de moeder" worden aangetoond door middel van een verklaring op eer.

- Een leerling wordt beschouwd als thuisloos indien deze leerling tijdelijk of permanent buiten het eigen gezinsverband is opgenomen door een persoon, een gezin, een voorziening of een sociale dienst in het kader van Bijzondere Jeugdbijstand, met uitzondering van de internaten gefinancierd of gesubsidieerd door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming. Voor deze thuislozen is een attest nodig van de voorziening, persoon, gezin of sociale dienst waar het kind opgenomen is.

Let op: deze definitie is verschillend van de bepalingen in verband met de coëfficiënt 1,5 voor de omkadering (zie 4.5.1 en 4.5.2). Bijvoorbeeld een leerling die tijdelijk is opgenomen in een voorziening voor Bijzondere Jeugdbijstand, zonder dat er een plaatsing is vanwege de jeugdrechter of Comité Bijzondere jeugdzorg, heeft als leerlingenkenmerk thuisloos, maar komt niet in aanmerking als leerling met coëfficiënt 1,5 voor de berekening van de omkadering.

Let op: een leerling geplaatstdoor de jeugdrechter of door een Comité voor Bijzondere Jeugdzorg in een internaat gefinancierd of gesubsidieerd door het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vormingkomt in aanmerking als leerling met coëfficiënt 1,5 voor de berekening van de omkadering, maar heeft niet het leerlingenkenmerk thuisloos.

In de school moeten de attesten aanwezig zijn die aantonen dat de leerling op de teldag nog steeds thuisloos is.

- Voor het leerlingenkenmerk "Trekkende bevolking" worden wél dezelfde criteria en documenten gebruikt als onder punten 4.5.1 en 4.5.2 binnenschipper, kermis- en circusexploitanten en -artiesten, Rom-zigeuners/Manoesj-zigeuners/Voyageurs/andere personen met een nomadische cultuur en Roma-zigeuners. Dit betekent dat de leerlingen met leerlingenkenmerk "Trekkende bevolking" ook meetellen aan 1,5 voor de omkadering en omgekeerd. In de school moeten de attesten aanwezig zijn die aantonen dat de leerling op de teldag nog steeds behoort tot de trekkende bevolking.

- De kenmerken in verband met taal en opleidingsniveau van de moeder worden aangetoond via een verklaring op eer die wordt opgevraagd aan alle ouders van de leerlingen van het gewoon onderwijs(...). Deze leerlingenkenmerken worden door de school doorgezonden via de gewone leerlingentellingen. (...)Ingevulde verklaringen op eer (...)blijven geldig; u moet de ouders dus niet opnieuw bevragen.

- Voor nieuw instappende kleuters, leerlingen die uit het buitenland komen of van een Franstalige school(...), moet u een nieuwe verklaring op eer laten invullen wanneer zij zich inschrijven. De kenmerken van deze leerlingen zijn immers nog niet in onze databank geregistreerd. (...)

- Bij een "gewone" schoolverandering van één Vlaamse school naar een andere, moeten de ouders ook geen nieuwe verklaring op eer indienen. U stuurt de leerling met de zending van de leerlingentellingen van oktober of februari door met de vermelding dat de leerlingenkenmerken onbekend zijn. Als reactie op uw zending, sturen wij u de leerlingenkenmerken die in onze databank geregistreerd zijn, terug via Webedison. Zijn deze leerlingenkenmerken in een uitzonderlijk geval toch niet bekend in onze databank, dan zal u via Webedison de melding ontvangen dat we de kenmerken niet hebben teruggevonden. U kan dan die kenmerken opvragen aan de ouders en we verwachten dan een nieuwe zending met deze aanvulling.

- Wanneer de leerlingenkenmerken om één of andere reden gewijzigd zijn, dan kan u deze gewijzigde kenmerken gewoon doorsturen.

- Het enquêteformulier en de bijhorende brief aan de ouders inhet Nederlands, vindt u terug inbijlage 6.

- FAQ's in verband met deze bevraging van de leerlingenkenmerken en het nieuwe financieringssysteem kan u terugvinden op volgend internetadres:

- De enquêteformulieren over de kenmerken "Taal" en "Opleidingsniveau moeder" worden geklasseerd per stamnummer.

- Indien het bij een inschrijving na de eerste schooldag van september niet om een eerste inschrijving gaat, wordt de procedure schoolverandering (SV) gevolgd (omzendbrief (BaO/97/12) 'Schoolveranderen'). Met eerste inschrijving wordt bedoeld dat de leerling uitsluitend in één school is ingeschreven en niet eerder was ingeschreven. Om te bepalen of het om een eerste inschrijving gaat, is enkel de inschrijving van belang, niet het feit of een kind al dan niet aanwezig was.

Voorbeeld: de leerling is in school A ingeschreven sinds 15/03/2009 en in school B vanaf 6/09/2009.

Men spreekt ook van een schoolverandering wanneer een kleuter in meerdere scholenwerd ingeschreven voor een verschillende instapdag. Het is dus belangrijk contact op te nemen met de ouders om na te gaan of de kleuter niet reeds in een andere school werd ingeschreven.

Voorbeeld: de kleuter is in school A ingeschreven voor de instapdag 04/01/2010 en in school B voor de instapdag 22/2/2010. Ongeacht of de kleuter al dan niet aanwezig was in school A, moet school B de procedure schoolverandering volgen. De kleuter kan meetellen in school B indien de procedure schoolverandering gevolgd werd.

- Vooraleer het document van schoolverandering op te sturen is het aangewezen om contact op te nemen met de oorspronkelijke school om het adres van de administratieve vestigingsplaats te verifiëren en om na te gaan of de leerling inderdaad ingeschreven was in deze school. De contactgegevens van alle scholen kan u terugvinden op de website van het onderwijsaanbod (http://www.ond.vlaanderen.be/onderwijsaanbod/).

-Wanneer kleuters de eerste 14 dagen van het schooljaar of de eerste 14 dagen na de eerste instapdag niet in de school aanwezig zijn, dient de school contact op te nemen met de ouders om na te gaan of de kleuter niet in een andere school werd ingeschreven.

- Kinderen tussen 2,5 en 3 jaar die al in een door de Vlaamse Gemeenschap erkende/gefinancierde/gesubsidieerde school zijn ingestapt kunnen van school veranderen, zonder de volgende instapdatum te moeten afwachten. Deze kleuters hebben immers al een instapdatum afgewacht vooraleer in de eerste school in te stappen.

- Bij schoolverandering in de loop van een schooljaar moet de uitschrijvende school binnen een week de gegevens over problematische afwezigheden van de leerling, meer bepaald het aantal halve dagen dagen met code B, (...)aan de inschrijvende school bezorgen.

- Men spreekt niet van een schoolverandering, als het om een inschrijving gaat op de eerste schooldag van september of een eerste inschrijving na de eerste schooldag van september. Zie 5.1. voor de definitie van “eerste inschrijving”.

- Er is ook geen sprake van een schoolverandering wanneer een kleuter in meerdere scholen werd ingeschreven in het inschrijvingsregister, stamboek en aanwezigheidsregister voor dezelfde instapdag.

Indien een kleuter in meerdere scholen is ingeschreven voor dezelfde instapdag, dan zal deze kleuter in aanmerking genomen worden voor financiering/subsidiëring waar hij/zij voor het eerst aanwezig was. Om te bepalen in welke school de kleuter voor de volgende instapdagen of teldagen financierbaar/subsidieerbaar is, is de procedure schoolverandering (SV)van toepassing.

Indien de kleuter in geen van deze scholen aanwezig was, dan zal hij/zij in aanmerking genomen worden voor financiering/subsidiëring waar de ouders de kleuter het laatst in het inschrijvingsregister hebben ingeschreven.

Voorbeelden: de kleuter in kwestie is in twee scholen ingeschreven voor de instapdag 04/01/2010:

- Alle vereiste inschrijvingsdocumenten worden op het administratieve adres van de school centraal bijgehouden en geklasseerd volgens stamnummer. Keuzeformulieren levensbeschouwing mogen ook alfabetisch per leerlingengroep worden geklasseerd.

- De aanwezigheidsregisters en het inschrijvingsregisters blijven minstens 5 jaar bewaard (omzendbrief (BaO/2005/03) 'Bewaartermijnen van leerlinggebonden documenten') en de registers van het lopende schooljaar zijn op elk moment ter beschikking voor verificatie.

- De attesten voor het wettigen van afwezigheden en de eventuele begeleidingsdossiers blijven twee volledige schooljaren bewaard. Ze worden alfabetisch en chronologisch geklasseerd per leerlingen- of klasgroep.

- Ook in geval van afwezigheid van directie of administratieve kracht moeten alle documenten (stamboekregister, aanwezigheidsregisters, inschrijvingsregisters en inschrijvingsdocumenten) kunnen worden voorgelegd.

- Het is niet langer nodig om pedagogische studiedagen, facultatieve verlofdagen of voorziene afwezigheid van de directie te melden aan het Agentschap voor Onderwijsdiensten of de verificateur (afwijkingen op de organisatie van het schooljaar dienen uiteraard wel aangevraagd bij AgODi).

- De verificateur kondigt in principe het verificatiebezoek vooraf aan. Dit betekent niet dat er geen onaangekondigde controles kunnen worden uitgevoerd.

- De (...)contactgegevens van de verificateurs (...)kan u vinden op de website van (...)AgODi (adressen en contactpersonen): http://www.ond.vlaanderen.be/wegwijs/agodi/adressen_contactpersonen/adressen.asp

- Zie omzendbrief (BaO/2006/03) 'Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers'. Indien de school aanvullend lestijden Anderstalige Nieuwkomers wenst te organiseren, wordt het document "Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per school geteld" of "Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers - per scholengemeenschap geteld", opgemaakt.

- Per school wordt eveneens een lijst opgemaakt met de anderstalige nieuwkomers van dat schooljaar tot en met de datum van de (her)telling. Per leerling wordt de naam en voornaam, land van herkomst, geboortedatum, begindatum verblijf in België, datum van inschrijving, datum van uitschrijving, schoolnummer en stamnummer vermeld. Ook wordt aangegeven welke leerlingen bij een vorige telling anderstalige nieuwkomers in aanmerking werden genomen. Indien de school aanvullend lestijden voor gewezen anderstalige nieuwkomers wenst te organiseren, worden tevens de documenten "Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers" opgemaakt en een leerlingenlijst met de gewezen anderstalige nieuwkomers op de teldag. Ten slotte dient u aan te geven of bij één van deze leerlingen problematische afwezigheden werden genoteerd.

- De formulieren "Onthaalonderwijs voor anderstalige nieuwkomers" worden binnen de week opgestuurd naar de eigen verificateur van de school of contactschool(2 exemplaren) en het schoolbeheerteam van de school (1 exemplaar).

- De leerlingenlijsten en “verklaringen over anderstalige nieuwkomer” zijn ter inzage voor verificatie in de school vanaf elke teldag.

Volgende bepalingen zijn enkel van toepassing voor scholen die al geverifieerd werden vóór de eerste schooldag van februari.

- Van zodra het stamboekregister en de schoolbevolking een eerste keer zijn nagekeken, wordt door de verificateur het 'Teldocument wijziging schoolbevolking' (Bijlage 5) opgemaakt. Dit document wordt per vestigingsplaats opgemaakt.

- Dit formulier wordt door de directie bijgehouden en aangevuld tot (...)de teldag. Op het formulier wordt de naam en voornaam van de leerling vermeld samen met geboortedatum, stamnummer, rijksregisternummer of BIS-nummer, leerlingengroep, vestigingsplaats. Ook de gegevens in verband met financierbaarheid 1,5 en keuze levensbeschouwing, worden opgegeven.

- Onmiddellijk na de teldag wordt het document naar de verificateur gestuurd samen met een kopie van de overzichtslijst (Bijlage 2) op de teldag en een kopie van volgende documenten (indien zij van toepassing zijn voor de leerlingen die werden aangevuld):

* formulieren schoolverandering en het bewijs van aangetekend zenden of gedateerd ontvangstbewijs van de andere school

- De gevolmachtigde van het schoolbestuur ondertekent het 'Teldocument wijziging schoolbevolking' en verklaart tevens of er problematische afwezigheden zijn geweest sinds de controledatum.

- Het formulier 'Herberekening in het kleuteronderwijs' (zie omzendbrief (BAO/2003/04) 'Invullen van de BAO-formulieren') stuurt u enkel nog naar uw schoolbeheerteam, niet meer naar uw verificateur. Eén exemplaar houdt u ter beschikking in de school.