Bedrijfscommunicatie screenen en aanpassen

Als u met succes aan geletterdheid wilt werken, dan moet de liefde van twee kanten komen. Ook uw bedrijf of de organisatie moet inspanningen doen om de informatie voor werknemers zo toegankelijk mogelijk maken. Anders zetten geletterdheidtrainingen weinig zoden aan de dijk.

Hoe komt u te weten of uw bedrijfsinformatie begrijpelijk is? Vraag het aan de lezers en gebruik hun oordeel om uw communicatiemiddelen op punt te stellen. Hier leest u hoe u dit kunt aanpakken en krijgt u tips voor een heldere bedrijfscommunicatie.

Maak een inventaris van belangrijke schriftelijke informatie

1. Verzamel de personeelsadvertenties en/of sollicitatieformulieren die u gebruikt om lagergeschoold personeel te werven.
    
2. Inventariseer de teksten die belangrijk zijn bij het onthaal en de introductie van nieuw personeel: onthaalmap, arbeidsreglement, arbeidsovereenkomst, bedrijfsreglement, kledingvoorschriften …
    
3. Gebruik de resultaten van de checklist De G-Factor op de werkvloer om een inventaris te maken van teksten die cruciaal zijn voor de taakuitvoering en het functioneren van uw werknemers.

Laat de schriftelijke informatie beoordelen door de lezers

Nodig een aantal laaggeletterden uit om de teksten te beoordelen. Zorg dat de groep van beoordelaars zo heterogeen mogelijk is samengesteld: jongere en oudere werknemers, mannen en vrouwen, nieuwelingen en oudgedienden, autochtonen en allochtonen, mensen met een handicap, vertegenwoordigers van verschillende afdelingen …

Maak duidelijk dat u hun hulp nodig heeft om de teksten te verbeteren. Zo voorkomt u dat de beoordelaars denken dat het om een test van hun leesvaardigheid gaat.

Stel gerichte vragen om een kritische houding te stimuleren. Voor suggesties zie: Richtvragen voor de beoordeling van schriftelijke informatie.

Stel een lijst met verbeterpunten op

Verwerk de commentaren in een lijst met aanbevelingen en verbeterpunten. Overleg met de verantwoordelijken welke aanpassingen haalbaar en uitvoerbaar zijn. Sommige teksten - zoals overeenkomsten en reglementen - zijn wellicht niet aan te passen, omdat ze juridisch sluitend moeten zijn. Voorzie dan in een vereenvoudigde versie als toelichting bij de officiële tekst.

Pas de schriftelijke informatie aan

Zet de verbeterpunten om in concrete acties. Maak een plan voor de aanpassing van de gekozen communicatiemiddelen en zoek eventuele gespecialiseerde partners (tekstschrijvers, communicatiebureaus, webmasters) die hierbij kunnen helpen.

Toepassing van de Tien tips voor heldere bedrijfscommunicatie bij het schrijf- of herschrijfwerk in uw bedrijf of organisatie, maakt al een wereld van verschil.

Stimuleer het gebruik van klare en duidelijke taal

Gebruik uw actie om uw bedrijf of organisatie te sensibiliseren voor geletterdheid. Maak de resultaten bekend, stel een ‘Charter voor eenvoudig Nederlands’ op, verspreid een lijst met schrijftips en leg nieuwe teksten voortaan standaard voor aan potentiële lezers. Zo stimuleert u schrijvers om het klaar en duidelijk te zeggen en laaggeletterde lezers om onbevangen hun onbegrip kenbaar te maken.