Volwassenenonderwijs in Vlaanderen. Informatie voor cursisten, centra en personeel
Volwassenenonderwijs


Richtlijnen cursus- en cursistenadministratie

Inschrijvingsgeld en plafond

Alle informatie over het inschrijvingsgeld vindt u terug op de nieuwe website.

  terug naar boven

Wettig verblijf

Sinds 1 september 2011 moeten cursisten die voldaan hebben aan de deeltijdse leerplicht - d.w.z. 18 jaar oud zijn - bij inschrijving het bewijs leveren te beschikken over de Belgische nationaliteit of te voldoen aan de bepalingen van het wettig verblijf. Cursisten die niet aan deze inschrijvingsvoorwaarde voldoen, worden niet aanvaard als financierbare of subsidieerbare cursist.

De maatregel heeft betrekking op alle opleidingen,zowel in de Centra voor Basiseducatie als in de Centra voor Volwassenenonderwijs.

Sinds de DAVINCI-release van 27/10/2016 ontvangt de centrumsoftware voor het merendeel van de cursisten informatie over het al dan niet nog aan te tonen wettig verblijf. DAVINCI vraagt daartoe bijkomende gegevens op in het Rijksregister, die samen met de reeds beschikbare informatie de mogelijkheid biedt om van de meeste cursisten met zekerheid vast te stellen of aan de voorwaarde van het wettig verblijf voldaan is. Voor cursisten waarvoor DAVINCI de verblijfsstatus niet automatisch kan afleiden, moet het centrum zelf nog de nodige stavingstukken verzamelen en bewaren in het cursistendossier, op papier of digitaal:

 

Bewijs van Belgische nationaliteit

Het centrum bewijst aan de hand van het inschrijvingsformulier dat de cursist de Belgische nationaliteit bezit. Op het ondertekende inschrijvingsformulier worden de nationaliteitsgegevens en het rijksregisternummer van de cursist vermeld. In geval van Belgische nationaliteit is het niet nodig een kopie van de identiteitskaart te bewaren in het cursistendossier.

Bewijs van wettig verblijf of nationaliteit EU-landen

Als de cursist niet beschikt over de Belgische nationaliteit, moet het centrum een kopie van het bewijs van wettig verblijf opnemen in het cursistendossier. De vermelding van het rijksregisternummer in het cursistendossier wordt niet aanvaard als bewijs van wettig verblijf.

Het wettig verblijf kan in de meeste gevallen aangetoond worden op basis van deze documenten:

Als een cursist zich aanmeldt met een ander document, kan dit enkel aanvaard worden wanneer dit opgenomen is in het vademecum. Raadpleeg hiervoor het vademecum wettig verblijf - versie juli 2016. Het verblijfsdocument moet geldig zijn op het moment van inschrijving. 

Veel voorkomende vragen worden gebundeld onder de rubriek veelgestelde vragen van directies en secretariaten.

  terug naar boven

Vrijstelling inschrijvingsgeld

Alle informatie over het inschrijvingsgeld vindt u terug op de nieuwe website.

  terug naar boven

Opstellen van studiebewijzen

In deze rubriek vind je enkele aandachtspunten voor het opstellen van studiebewijzen. Deze rubriek zal nog verder uitgebouwd worden.

Benamingen op studiebewijzen

Een foutieve opleidingsbenaming op een studiebewijs kan nare gevolgen hebben voor een cursist. Het is dan ook uitermate belangrijk dat de officiële opleidingsbenaming op het studiebewijs vermeld wordt. De officiële benamingen vind je in de bijlagen bij de omzendbrieven Organisatie van het volwassenenonderwijs CVO en CBE:

Basiseducatie
Indeling van de basiseducatie in leergebieden en opleidingen

Secundair volwassenenonderwijs
Indeling van het secundair volwassenenonderwijs in studiegebieden en opleidingen

Hoger beroepsonderwijs
Indeling van het hoger beroepsonderwijs in studiegebieden en opleidingen

Het diploma secundair onderwijs

Op het diploma secundair onderwijs wordt steeds het totale aantal lestijden opgenomen.

In het geval van de volgende opleidingen van het studiegebied algemene vorming wordt het totale aantal lestijden van de desbetreffende opleiding vermeld:

In het geval het gaat om een combinatie van de opleiding aanvullende algemene vorming met het certificaat van een diplomagerichte opleiding, dan wordt het totale aantal lestijden van de beide opleidingen samen op het diploma secundair onderwijs vermeld.

Op het diploma secundair onderwijs wordt, met uitzondering voor de ASO-opleidingen, altijd de benaming van de beroepsgerichte opleiding vermeld.

Welke is de procedure voor verloren studiebewijzen?

Indien het studiebewijs werd uitgereikt voor 01/09/1999:

Het centrum stelt een vervangend attest op, dat samen met het proces-verbaal van de examens aan het Vlaams Ministerie van Onderwijs en Vorming wordt voorgelegd. Na visering stuurt het ministerie het attest terug naar het CVO, dat het dan aan de cursist kan bezorgen.

Indien het studiebewijs werd uitgereikt na 01/09/1999:

Het centrum stelt zelf een attest op en bezorgt dit rechtstreeks aan de cursist.

Hierbij vind je een modelattest (pdf, 1 p.) als voorbeeld van het attest dat door het centrum moet opgesteld worden.

Zie ook veelgestelde vragen over studiebewijzen.

  terug naar boven

Betaald educatief verlof

Het betaald educatief verlof kan omschreven worden als het recht toegekend aan werknemers uit de privésector om erkende opleidingen te volgen en om op het werk afwezig te zijn met behoud van hun loon. De werkgever kan niet weigeren maar moet wel akkoord gaan met de planning van het verlof. Na de opleiding vraagt hij de terugbetaling door het indienen van een schuldvordering bij de dienst Betaald Educatief Verlof van het Departement Werk en Sociale Economie.

Opleidingen die recht geven op betaald educatief verlof

Voor het volwassenenonderwijs komen modules van opleidingen in aanmerking:

Voorwaarden:

Het maximum aantal uren dat kan worden toegekend aan een werknemer per schooljaar is verhoogd tot 180 uur voor:

Voor de diplomagerichte opleidingen en de opleidingen basiseducatie moet betrokkene om het verhoogde max. te genieten aan zijn werkgever een verklaring op eer bezorgen dat hij niet beschikt over een diploma van het secundair onderwijs. De werkgever zal die verklaring moeten toevoegen aan de aanvraag die hij indient voor de terugbetaling van het educatief verlof.

Meer info vind je op de website van betaald educatief verlof bij de rubriek 'Duur van het verlof'.

Nieuwe ICT-opleidingen

Het uitgangspunt van de regelgeving betaald educatief verlof is dat een module slechts éénmalig recht kan geven op BEV.

De modules van de nieuwe ICT-opleidingen die sinds 1 september ingevoerd zijn, tellen standaard 60 lestijden, verkort 40 lestijden en extra verkort 20 lestijden. Bij die laatste ligt de focus op het updaten van bepaalde competenties. Voor deze nieuwe opleidingen werd het volgende bepaald m.b.t. BEV:

  1. Een werknemer dient aan minimaal 32 lestijden van een bepaalde opleiding per schooljaar te komen om recht te hebben op betaald educatief verlof.

  2. Wat wél kan (want inhoud verschilt enigszins):

  1. Wat niet kan (want de inhoud is gelijk): 

  1. Cursisten die al modules van de drie bestaande ICT-opleidingsprofielen volgden met betaald educatief verlof, kunnen opnieuw modules van de negen nieuwe ICT-opleidingsprofielen volgen met recht op betaald educatief verlof. Het gaat immers om nieuwe modulebenamingen en -codes.

Om de transparantie naar de cursist, de werkgever en de Dienst Betaald Educatief Verlof te behouden, is het belangrijk dat centra de getuigschriften van regelmatige inschrijving en van nauwgezetheid correct invullen:

Er is een verschil in registratie van lessen en participaties in DAVINCI en de wijze van invullen van het ‘getuigschrift van nauwgezetheid’ i.f.v. het betaald educatief verlof (BEV). In DAVINCI is het belangrijk dat de lessen en participaties correct geregistreerd zijn i.f.v. de verificatie. Voor BEV registreer je vanuit een ander perspectief, met name het recht van de werknemer op educatief verlof. We concretiseren dit voor de casus van een les die wegvalt wegens ziekte van de leraar.

Getuigschrift van regelmatige inschrijving

Per module vult het centrum een getuigschrift van regelmatige inschrijving in voor de modulaire opleidingen (BE, SVWO, HBO en SLO).

Per lineaire opleiding vult het centrum een getuigschrift van regelmatige inschrijving in (enkel binnen HBO zijn er nog lineaire opleidingen).

Bij de inschrijving vraagt de werknemer een getuigschrift van regelmatige inschrijving. Binnen de 20 dagen na de aanvang van de opleiding moet het getuigschrift aan de werknemer worden uitgereikt, zodat hij het getuigschrift aan zijn werkgever kan bezorgen voor 31 oktober.

Beide getuigschriften van regelmatige inschrijving kunnen opgevraagd worden via educatiefverlof@vlaanderen.be

Speciale gevallen:

Bij laattijdige inschrijving moet het getuigschrift aan de werknemer bezorgd worden binnen de 8 dagen na de inschrijving.

Het getuigschrift moet binnen de 8 dagen na inschrijving overhandigd worden aan de werknemer. Deze moet het getuigschrift immers aan zijn werkgever bezorgen binnen de 15 dagen na de inschrijving.

Getuigschrift van nauwgezetheid

Om te kunnen controleren of de werknemer de lessen effectief volgt moeten getuigschriften van nauwgezetheid worden opgemaakt per periode. Dit is hetzelfde document als het getuigschrift voor regelmatige inschrijving. Getuigschriften van nauwgezetheid moeten uitgereikt worden binnen de 8 dagen die volgen op het einde van de periode.

De reglementering voor het Betaald Educatief Verlof schrijft voor dat de getuigschriften van nauwgezetheid afgeleverd worden:

Getuigschriften van nauwgezetheid kunnen opgevraagd worden via educatiefverlof@vlaanderen.be

Getuigschrift van tweede zittijd uitreiken

Ingeval de student tweede zittijd heeft moet de school daarvan ook een getuigschrift opmaken, met vermelding van de data van de examens van de tweede zittijd en ook een bewijs van deelname aan de examens uitreiken.

Het getuigschrift van tweede zittijd kan opgevraagd worden via educatiefverlof@vlaanderen.be

Aanwezigheden bijhouden in een register

De scholen moeten de aanwezigheden en afwezigheden bijhouden teneinde controle op de aanwezigheden mogelijk te maken.

Registratie wegvallen van een les

Geregistreerde data zijn in DAVINCI een weerspiegeling van de realiteit. Wanneer een lesgever ziek is, dan registreert het centrum de reeds geplande les als afgelast. Cursisten kunnen niet aanwezig, afwezig of verantwoord afwezig zijn op een afgelaste les.

Voor het recht op betaald educatief verlof maakt de Dienst BEV het onderscheid tussen het moment dat de cursist op de hoogte was van de afgelasting:

Als een centrum het getuigschrift automatisch invult op basis van de DAVINCI-gegevens, dan moet het een manuele correctie doorvoeren op het formulier zodat de cursist zijn recht op BEV behoudt. In het eerste geval hierboven telt de les toch mee voor ‘Aantal cursusuren die werkelijk werden gegeven’ en voor ‘Aantal uren aanwezigheid’. In de tweede situatie telt de les toch mee voor ‘Aantal cursusuren die werkelijk werden gegeven’ en voor ‘Aantal uren gewettigde afwezigheid’.

Meer informatie

Meer uitgebreide informatie over de regeling van het betaald educatief verlof vindt u terug op de website van de dienst Betaald Educatief Verlof van het Departement Werk en Sociale Economie.

 

  terug naar boven

Bewaartermijnen cursistengebonden documenten

De bewaartermijnen van cursistgebonden administratieve documenten vind je terug in de omzendbrief ‘De centrumorganisatie van de CVO en de CBE (VWO/2011/02)’.

  terug naar boven